מדריך שימוש ב־KABAT

לאחר הכניסה למערכת תגיעו למסך הראשי.

במסך זה תוכלו לקבל גישה מהירה לכלי העבודה המרכזיים, ליצור מסמך חדש, לצפות במסמכים האחרונים שלכם ולקבל תמונת מצב של בקרת הכשירות.

לבניית מסמך חדש היכנסו ל־„יצירת מסמך” ובחרו את סוג המסמך הרצוי.

KABAT מאפשרת ליצור מגוון מסמכים מקצועיים, בהם פק״מים, תיקי אימון, תיקי תרגיל, תיקי שטח, תחקירי אירוע, דוחות ביקורת ותדריכים.

לאחר בחירת סוג המסמך:

1. מלאו את פרטי המסמך והשדות הרלוונטיים.
2. הוסיפו מידע, סעיפים ותמונות בהתאם לצורך.
3. שמרו את העבודה במהלך הכתיבה.
4. עברו על המסמך לפני סיום העבודה.
5. בסיום ניתן להפיק את המסמך כ־PDF.

אין חובה לסיים מסמך בפעם אחת. ניתן לשמור אותו ולחזור להמשך העבודה מאוחר יותר.

בעמוד „המסמכים שלי” נמצאים המסמכים שיצרתם במערכת.

ניתן לפתוח מסמך קיים, להמשיך לערוך אותו, לצפות בו ולהפיק אותו מחדש לפי הצורך.

כאשר נדרש מסמך חדש המבוסס על מסמך שכבר הכנתם, ניתן להשתמש באפשרות „שכפול מסמך” ולבצע את השינויים הדרושים בעותק החדש.

כך ניתן לחסוך זמן כאשר עובדים עם מסמכים בעלי מבנה דומה.

אזור „בקרת כשירות” מאפשר לרכז במקום אחד את תמונת הכשירות של אנשי הצוות.

תחילה הוסיפו איש צוות והזינו את הפרטים הנדרשים.

לאחר מכן ניתן להגדיר עבורו דרישות כשירות, מועדי ביצוע וחידוש ולצרף מסמכים או תמונות רלוונטיים.

ניתן להשתמש בתבניות כשירות כדי להחיל מבנה דרישות קבוע על אנשי צוות, או להגדיר דרישות באופן ידני.

המערכת מציגה את מצב הדרישות באמצעות סטטוסים:

• 🟢 תקין – הדרישה בתוקף ואינה נמצאת בטווח ההתראה.
• 🟠 דורש טיפול בקרוב – מועד החידוש מתקרב.
• 🔴 חריגה – מועד הדרישה חלף.

הסטטוסים משמשים ככלי ניהולי ומבוססים על המועדים והנתונים שהוזנו למערכת.

KABAT אינה קובעת כשירות מקצועית או חוקית של אדם.

כאשר איש צוות ביצע הכשרה, ריענון או דרישה אחרת, ניתן לבחור „עדכן ביצוע” ולהזין את מועד הביצוע.

אם הוגדר מחזור חידוש לדרישה, KABAT יכולה לחשב את מועד החידוש הבא בהתאם למחזור שהוגדר.

ניתן גם לעדכן את המועד באופן ידני בהתאם לצורך.

בכרטיס איש הצוות ניתן לנהל גם מידע בסיסי הנדרש לקבלת תמונת כוח.

ניתן להגדיר תפקיד בצוות, סטטוס חמוש/לא חמוש וזמינות.

כאשר איש צוות אינו זמין לתקופה מסוימת, ניתן להגדיר את תקופת אי־הזמינות ואת הסיבה.

כך ניתן לקבל במהירות תמונה של אנשי הצוות הפעילים, הזמינים והלא זמינים.

הזמינות במערכת היא מידע ניהולי ואינה מבוססת על מעקב מיקום או GPS.

ניתן לצרף לכרטיסי הכשירות מסמכים ותמונות רלוונטיים, כגון תעודות הסמכה, מסמכי כשירות ותיעוד מקצועי אחר.

במקומות המאפשרים זאת ניתן לצרף עד שני מסמכים או תמונות, לדוגמה לצורך תיעוד שני צדדים של מסמך.

מומלץ להעלות למערכת רק מידע הנדרש לצורך העבודה המקצועית.

מתוך בקרת הכשירות ניתן להפיק „דו״ח תמונת מצב כשירות”.

הדו״ח מרכז את מצב אנשי הצוות והדרישות כפי שהם מופיעים במערכת במועד הפקת הדו״ח.

הדו״ח הוא כלי ניהולי ואינו מהווה קביעה בדבר כשירות מקצועית או חוקית.

„יומן אירועים” מאפשר לתעד אירועים ופעילויות במסגרת העבודה השוטפת.

בעת פתיחת אירוע ניתן להזין בין היתר את מועד האירוע, האתר או המסגרת, סוג האירוע, תיאור, אופן הטיפול, הערות וסטטוס.

ניתן לסמן אירוע כ־„פתוח”, „בטיפול” או „נסגר”.

באמצעות החיפוש והסינון ניתן לאתר אירועים קודמים לפי הצורך.

בעמוד „החבילה שלי” ניתן לראות את סוג החבילה הפעילה בחשבון ואת מצב השימוש בה.

בחבילת מסמכים ניתן לראות כמה מסמכים נוצלו וכמה נותרו.

יצירת מסמך חדש צורכת מסמך מהחבילה בהתאם לתנאי החבילה.

עריכה, שמירה, צפייה או הפקת PDF של מסמך קיים אינן צורכות מסמך נוסף.

כלי סביבת העבודה, כגון בקרת כשירות ויומן אירועים, אינם צורכים מסמכים מהחבילה.

למשתמשי KABAT PRO יוצגו פרטי המנוי בהתאם למסלול הפעיל.

KABAT מיועדת לעבודה גם מהמחשב וגם ממכשירים ניידים.

ניתן לפתוח מסמכים, לעדכן מידע, לנהל אנשי צוות ולתעד אירועים ישירות מהטלפון.

הדבר מאפשר להמשיך את העבודה גם כאשר אינכם נמצאים מול מחשב.

חשבון KABAT הוא חשבון אישי.

אין להעביר את פרטי הכניסה לחשבון לאדם שאינו מורשה להשתמש בו.

כאשר מזינים מידע על אנשי צוות או מעלים מסמכים ותמונות, יש לוודא שהמידע נדרש לצורך העבודה ושקיימת הרשאה מתאימה לשמירתו ולעיבודו.

למידע נוסף ניתן לעיין ב־„תנאי השימוש” וב־„מדיניות הפרטיות” של KABAT.

אם נתקלתם בתקלה, משהו אינו ברור או שאתם זקוקים לסיוע בשימוש במערכת, היכנסו ל־„צור קשר / תמיכה” ושלחו לנו הודעה.

נשמח לסייע.